Wir müssen heute in der Lage sein, komplizierte Dinge sehr rasch zu begreifen. Das erfordert „Deep Work“, so beschreibt es auch der Amerikanische Wissenschaftler Cal Newport.
„Deep work“ brauchen wir in unserer digitalisierten Zeit um konzentriert und erfolgreich arbeiten zu können. Denn Technologien entwickeln sich rasend schnell, wir müssen heute komplizierte Vorgänge schnell erfassen und verstehen. Das erfordert „deep work“. Den Begriff des „deep work“ prägte Cal Newport. Konzentriertes Arbeiten, also deep work, ist zu einer Schlüsselqualifikation für all diejenigen geworden, die in einer weltweiten, wettbewerbsstarken Informationsgesellschaft erfolgreich sein wollen.
Den Zustand des „deep working“ zu erreichen, ist gar nicht so einfach. Vielen Menschen fällt es schwer, Ruhe zu finden und sich zu konzentrieren. Ablenkung durch viele parallele Kommunikationskanäle, ständiges Online-Sein und häufig auch lebhafte Coworking-Plätze erschweren es uns, sich wirklich auf eine Sache konzentrieren zu können. Doch zum Glück gibt es einfache Methoden zur besseren Konzentration. Die gute Nachricht: „Deep Work“ ist organisierbar! Cal Newport verspricht in seinen Artikeln und seinem Buch „Konzentriertes Arbeiten“ sogar, dass wir unser Arbeitsleben nach den Regeln der Deep-Work-Methode neu organisieren können und uns damit wesentlich besser konzentrieren können.
Wichtige Schritte zu „Deep work“
So soll es beispielsweise hilfreich sein, wenn wir eine gewisse Langeweile in unseren Alltag einplanen. Dazu könne man das Internet stundenweise mal ganz bewusst weglassen. Das Gehirn bekäme so Zeit, Phasen der Konzentration entstehen zu lassen, beschreibt Newport den Vorgang. Er rät, die sozialen Netzwerke vollständig zu verlassen. Wenn das nicht möglich ist, dann wenigsten so reduzieren, dass man nur in ein bis zwei Netzwerken unterwegs ist. Wie viele Minuten und Stunden mag man am Tag durch diese Maßnahme einsparen? Waren es im Jahr 2012 noch 90 Minuten pro Tag, die Deutsche im Durchschnitt mit Facebook etc. verbringen, sind es sechs Jahre später schon 138 Minuten, so eine Studie von Statista. (1) Doch warum lassen wir uns durch LinkedIn, Instagram und Co immer wieder ablenken? Newport liefert uns auch hier Erklärungen: Wir seien uns nicht bewusst, dass wir unsere Arbeit für etwas eigentlich Unwichtiges unterbrechen. Zweitens sei das Prinzip der Ablenkung häufig der einfache Weg. Es erfordere nämlich viel weniger Planung, wenn alle sofort ansprechbar wären. Drittens sei oberflächliche Arbeit sichtbarer. Wer ständig kommuniziert wirkt produktiv, die Qualität rücke in den Hintergrund. Viertens glaube ein Großteil der Gesellschaft, dass Technologie immer Fortschritt bedeute. Wer sich bei den sozialen Medien abmeldet, muss sich rechtfertigen. Doch ist offline das neue Konzentriert?
Ist offline also das neue „Deep work“?
Nein, so ist es natürlich nicht! Schaut man sich einmal die Grundbedingungen zu „deep work“ an, sind diese schon häufig nicht optimal. Die vielfach kopierten offenen Megabüros von Google oder Facebook mit Pizzaöfen und Massageliegen gelten als hip und vorbildlich. Das kleine Professorenzimmer wirkt heute piefig und altmodisch. Doch inzwischen haben einige Firmen erkannt, wie schädlich ständige Erreichbarkeit sein kann und schaffen wieder Rückzugsmöglichkeiten. (2) Ein Artikel in der Süddeutschen Zeitung beschreibt die Situation bei der Munich Re, die zum Beispiel im neuen Münchner Büro Ruheboxen aufgestellt hat. Mitarbeiter können dort ohne Unterbrechung arbeiten. Bei LinkedIn Deutschland sitzen dem Artikel zufolge alle in einem offenen Büro zusammen. Wer telefonieren will, kann schalldichte Glaszellen nutzen, wer seine Ruhe braucht kann in abgeschlossenen Räumen arbeiten. Mitarbeiter beider Unternehmen nutzen den Rückzug nach eigenen Angaben sehr oft. Der Coworking-Anbieter Satellite Office eröffnet in Kürze in Frankfurt seinen ersten „Silent Workspace“. Statt großer Open Spaces gibt es dort reichlich geschützte, kleinere Breakout-Areas, die zum Großteil sogar schallgedämpft für hohe Diskretion und produktives Arbeiten sorgen. Hochmoderne, klimatisierte Kuben gestatten den „Silent Dialog“. Zum „Deep Working“ gibt es Arbeitsplätze in abgeschirmten Bereichen und kleine Büros. Akustik und eine ruhige Optik spielen eine zentrale Rolle, denn sie sorgen für Wohlbefinden und eine konzentrationsfördernde Arbeitsumgebung.
Tricks und Übungen zum konzentrierten Arbeiten
Neben einem Arbeitsplatz, der Ruhe zulässt, dem geplanten Offline-sein und dem Rückzug aus einigen sozialen Netzwerken gibt es aber noch mehr, was produktives Arbeiten fördert. Tricks, um Ablenkung zu vermeiden sind zum Beispiel das Tragen einer Armbanduhr. Denn wer das Smartphone als Uhr nutzt, checkt quasi automatisch Facebook und verliert sich über kurz oder lang im Internet. Ebenfalls positiv wirkt sich der Wecker im Schlafzimmer aus, denn Smartphones neben dem Bett sind nachgewiesenermaßen schlafstörend. Und nur wer sich erholt und echte Ruhephasen hat, kann konzentriert arbeiten. (3) Ein weiterer Trick, der sich besonders gut auch in flexiblen Workspaces wie Satellite Office umsetzen lässt, ist der Wechsel des Arbeitsplatzes. Wer während einer Arbeit abgelenkt ist, sollte den Platz wechseln – zum Beispiel zu Hause vom Schreibtisch an den Esstisch oder im flexiblen Workspace vom Großraumbüro oder Open Space in den Silent Cube. Eine weitere Übung zum „deep work“ ist das Abrufen von Emails und das Erledigen von Telefonaten und Rückrufen innerhalb vorher bestimmter Zeitfenster. So kann alles innerhalb einer oder zwei Stunden abgearbeitet werden und stört nicht immer wieder zwischendurch die Konzentrationsphasen. Dazu sollte am Besten auch die Push-Funktion für Emails und Anrufe am Handy ausgeschaltet werden. Ganz besonders wichtig ist auch die klare Einteilung in Arbeits- und Erholungsphasen. Zum Beispiel in 35 Minuten Konzentration und fünf Minuten Kaffee. Konzentration erfordert schließlich viel Willen, und der erschöpft sich wie ein Muskel. Konzentration ist auch eine Sache des Trainings, mit oben genannten Tipps kann man die Übungen täglich einbauen.
Konzentration wird zum täglichen Training
Schon einige Minuten Training pro Tag und ein gut vorgeplanter Tagesplan werden die Phasen des „deep work“ deutlich erhöhen. Und damit die Produktivität der Arbeit maßgeblich verbessern. Hier unsere besten Tipps (4):
• Halten Sie Ihre Arbeitszeit knapp. Zu lang geplante Zeiteinheiten führen dazu, dass die Konzentration nachlässt.
• Planen Sie Ihren Arbeitstag bzw. die Stunden und Aufgaben voraus. Versuchen Sie dabei, jede Minute zu verplanen. Im Ausgleich dazu werden auch freie Zeiten zur Erholung fest eingeplant.
• Bestimmen Sie, wann sie konzentriert arbeiten, also „deep work“ betreiben, und wann Sie Aufgaben erledigen möchten, die weniger Konzentration erfordern. Das Erledigen von Organisations- und Verwaltungsthemen etwa benötigt nur „shallow work“, wie Cal Newport diese Phase beschreibt, die weniger Konzentration erfordert. Diese Arbeiten können eher einmal unterbrochen werden.
Zum Abschluss sei nochmal Cal Newport zitiert: „Wer in unserer schnelllebigen und sprunghaften Zeit nicht untergehen will, für den ist dieses Konzept unerlässlich. Kurz gesagt: Die Entscheidung für deep work ist eine der besten, die man in einer Welt voller Ablenkungen treffen kann.“
Video-Tipp:
Success in a distracted world: DEEP WORK by Cal Newport: https://www.youtube.com/watch?v=gTaJhjQHcf8
1) de.statista.com/statistik/daten/studie/475072/umfrage/taegliche-nutzungdauer-von-sozialen-medien/, 2) www.sueddeutsche.de/karriere/konzentration-im-buero-wer-staendig-e-mails-checkt-ist-nur-geschaeftig-echtes-arbeiten-geht-anders-1.3567696-3, 3) Quelle: Süddeutsche Zeitung vom 1. Juli 2017, 4) Inspiriert durch: coachingzonen-wissenschaft.de/konzentriert-arbeiten/
